Как предотвратить конфликт интересов внутри компании
Ситуация, когда сотруднику выгоднее сделать что-то во вред компании, грозит компании не только денежными убытками. Какие меры предпринять, чтобы избежать конфликта, и что делать, если он уже произошел, рассказывает эксперт Сусанна Зульфикарова
Этот материал входит в новый раздел РБК Образование, где мы рассказываем о том, как развивать навыки, принимать взвешенные решения и двигаться по карьере осознанно.
Школа управления РБК — новый образовательный проект медиахолдинга, ориентированный на развитие руководителей. Встречаемся каждый четверг в 19.00 на онлайн-событиях, где вместе решаем сложные управленческие задачи.
Расписание и темы можно посмотреть здесь.
Когда возникает конфликт интересов
Конфликт интересов — это прежде всего юридический термин. В своем исходном значении он описывает ситуацию, при которой личные интересы сотрудника идут вразрез с правилами, интересами или политикой компании. Конфликт интересов может принимать разные формы, например:
- сотрудник пытается договориться о более выгодных, чем на рынке, условиях для клиентов-родственников;
- работник открывает собственный бизнес и, используя внутреннюю информацию, ведет коммерческую деятельность в ущерб работодателю;
- руководитель состоит в совете директоров компании-клиента.
Можно привести еще десяток подобных примеров, однако для нас гораздо важнее не детали конфликта, а его последствия для бизнеса. Ведь конфликт интересов влечет за собой не только значительные расходы. Непрозрачные сделки, заключенные на особых условиях или обладающие тайными бенефициарами, означают, что в компании нарушены или отсутствуют соответствующие процедуры защиты информации, а сотрудники неблагонадежны. Поэтому дела, связанные с подобными конфликтами, часто становятся предметом скандалов и могут нанести компании серьезный репутационный ущерб.
Менее опасная вариация конфликта интересов может возникнуть между сотрудниками внутри отдела или между разными отделами компании. Классический пример — конфликт фронтлайна компании (отдела продаж) и бэк-офиса (службы поддержки) из-за разницы в KPI. Сейлс-менеджеры заключают как можно больше сделок для выполнения плана продаж — бэк-офис не успевает эти сделки обслуживать, поскольку не может нарушать внутренние регламенты в угоду скорости. При этом их промедление чревато срывом плана продаж для коммерческого отдела. В банковской сфере также распространен конфликт между продавцами и «рисковиками»: первые оформляют сделки, но вторые не подтверждают их из-за слишком высоких рисков. В обоих случаях стороны обычно обвиняют друг друга в некомпетентности, что ухудшает атмосферу в коллективе и, как следствие, снижает эффективность обеих команд сразу.
Как предотвратить конфликт интересов
Прежде всего предотвращение конфликта интересов лежит в юридической плоскости. Для этого используются методы защиты, которые применяются против мошенничества в целом:
- Проверки службой безопасности тех, кто принимает решение по подрядчикам и сделкам, на предмет родственной, дружеской связи, наличия общих бизнесов.
- Изучение политик и процедур. Сотрудники должны под расписку ознакомиться и согласиться с политикой предотвращения конфликта интересов. А руководство должно регулярно напоминать, что в компании нулевая терпимость к таким ситуациями, и проверять знание регламентов. Если выявлено нарушение без существенного ущерба бизнесу, на работника накладывается дисциплинарное взыскание. Если нарушение повлекло за собой утечку информации, недобросовестную сделку — дело передается юристам.
Интересна тема статьи? Вступай в сообщество Школы управления РБК, чтобы осознанно строить карьеру руководителя.
Однако меры по предотвращению конфликта интересов не должны ограничиваться только строгими проверками и дисциплиной. Они должны подкрепляться работой с командой, которую ведет руководитель и HR-специалисты. К таким мерам относятся:
- Наблюдение за сотрудниками на рабочем месте. Даже если проверить предыдущую историю работы и личные связи по каким-либо причинам нельзя, руководитель и члены команды должны сохранять бдительность в ходе рабочего процесса. Если кто-то из сотрудников демонстрирует поведение, которое выбивается из стандартной схемы, как-то: нарушает внутренние регламенты, настаивает на конкретных условиях, активно действует в пользу второй стороны — это повод проверить его на наличие личной выгоды в сделке.
- Поощрение честности и порядочности в коллективе. В идеале сотрудник должен самоустраняться от принятия решения, если понимает, что участие в сделке имеет даже косвенный намек на конфликт интересов с его стороны. Этот идеал вполне достижим при условии, если оба упомянутых качества являются частью корпоративной культуры компании не только на словах, но и на деле.
Что делать, если конфликт интересов уже выявлен
Порядок действий зависит от того, какой ущерб причинен или угрожает компании. Если конфликт интересов создает прямую угрозу бизнесу, им должны заниматься юридический отдел и отдел безопасности. В этом случае ни руководитель, ни HR уже не в силах что-либо сделать — такие дела решаются в арбитражном суде или в других судебных инстанциях.
Зато решение конфликта интересов, который связан с несовпадением процедур и KPI разных отделов, можно и нужно решать своими силами. Подобный внутрикорпоративный спор — между отделами, командами, департаментами — решается с помощью переговоров. Руководитель подразделения должен организовать общую встречу с представителями отделов, чтобы выслушать обе стороны и решить их вопрос на месте. Другой вариант: встречу организуют главы конфликтующих команд.
В подобных ситуациях HR-специалисты выступают лишь как медиаторы, фасилитаторы процесса: они помогают его настроить, но ответственность лежит на непосредственном руководителе.
Наверняка в процессе переговоров не обойдется без негативных эмоций. Однако если лидер настроит команду на то, что цель переговоров — не победа любой ценой, а компромисс, команде будет проще принять его позицию.
Если выявленная проблема серьезнее, чем предполагалось, и конфликт не получается разрешить на этом уровне, его можно поднять выше по корпоративной иерархии или привлечь сторонних профессионалов.
Также хорошо помогает отправить нескольких сотрудников на стажировку в конфликтующий отдел. Такой обмен опытом позволяет понять, из чего складывается работа соседнего отдела и какие процессы возможно улучшить без нарушения процедур, а какие должны остаться неизменными. Общая встреча после таких стажировок проходит, как правило, в более конструктивной обстановке.