Модель «Т»: как разгрести задачи после отпуска
Период после отпуска — время горящих дедлайнов. Задач скопилось много. И не знаешь, за какие хвататься в первую очередь. Как расставить приоритеты? Ольга Рыбина, экс-сооснователь 5 Prism, предлагает простую, но действенную методик
Фото: John Moore / Getty Images
Этот материал входит в новый раздел РБК Образование, где мы рассказываем о том, как развивать навыки, принимать взвешенные решения и двигаться по карьере осознанно.
Школа управления РБК — новый образовательный проект медиахолдинга, ориентированный на развитие руководителей. Встречаемся каждый четверг в 19.00 на онлайн-событиях, где вместе решаем сложные управленческие задачи.
Расписание и темы можно посмотреть здесь.
Пора после отпусков — особенно стрессовый период. Согласно исследованию Firstbeat — проекта, который занимается аналитикой физиологических показателей, июль — самый расслабленный месяц в году, к августу уровень стресса нарастает, а осенью человек начинает спать меньше.
Это связано в том числе с тем, что пора отпусков заканчивается — люди возвращаются на работу, где на них наваливаются задачи, которые требуют неотложного внимания.
Расскажу, как быстро разобраться с задачами с помощью модели «Т», пришедшей из коучинга.
О модели «Т»
Модель «Т» — способ расстановки приоритетов с использованием открытых вопросов. Ее создал Майлз Дауни, автор книги «Эффективный коучинг».
Модель состоит из двух частей: расширение и сужение (фокусировка).
Отсюда она и получила свое название: сначала идет расширение, как у верхней перекладины буквы «Т», а затем сужение, как у ее нижней вертикальной части.
Модель работает с мышлением: если мы будем последовательно задавать себе правильные вопросы, то сможем сначала мысленно расширить свое видение, а затем, проанализировав ответы, сузить и расставить приоритеты.
Модель простая и практичная. Ее можно использовать не только в коучинге, но в любой жизненной сфере, где требуется расстановка приоритетов.
Посмотрим, как с ее помощью разобраться с накопившимися задачами.
Разгребаем «завал»
Представьте, что вы работаете менеджером проектов и только вышли из двухнедельного отпуска. Вот как следует действовать.
Этап расширения
1. Набросайте список задач.
Фиксируйте все, что приходит в голову, не сортируя. Допустим, вам нужно:
- проверить электронную почту и ответить на важные письма;
- провести встречи с командой для обсуждения текущих проектов;
- подготовить отчет по результатам продаж за прошлый месяц;
- обновить план работы на квартал.
2. Расширьте полученный список.
Для этого последовательно задайте себе следующие вопросы.
- Что мне нужно сделать для выполнения плана? К примеру, вы должны поднять продажи на 10%. Тогда стоит провести встречи с ключевыми клиентами.
- А какие еще важно решить задачи? Еще было бы неплохо пересмотреть бюджет на проекты и обновить сроки сдачи, а также оформить документацию.
- Где сейчас нужна моя помощь как эксперта? Мне надо обучить новичка, которого взяли на работу во время моего отпуска.
- А что еще? Задавайте себе этот вопрос снова и снова, пока ответы не закончатся. Так вы выйдете за пределы вариантов, которые первыми приходят на ум, и получите полную картину задач.
Теперь переходите к следующему этапу.
Интересна тема статьи? Вступай в сообщество Школы управления РБК, чтобы осознанно строить карьеру руководителя.
Этап фокусировки
Задайте себе следующие вопросы.
- На чем сейчас важно сфокусироваться? Какая из обозначенных задач самая срочная и ее нужно сделать в первую очередь? К примеру, у нескольких проектов горят сроки, результаты необходимо как можно быстрее презентовать клиентам.
- Что из перечисленного больше всего мне откликается? Какой вариант кажется наиболее интересным сейчас? Для того чтобы ответить на эти вопросы, надо осознать свою внутреннюю мотивацию. В этом поможет вопрос: а зачем, что мне даст выполнение этой задачи? Вот примеры ответов: если я выполню эту задачу, то наконец-то получу повышение; я исполню свою мечту поработать с этой компанией; если я завершу этот проект, то выйду на высокий уровень дохода → если я выйду на высокий уровень дохода, то накоплю на образование для своего ребенка. Мотивация может быть разной — улучшить финансовое положение, получить одобрение коллег, исполнить мечту.
- Теперь задайте себе вопрос, а что из этого вы хотите получить в первую очередь?
Задачи, которые не соответствуют вашим целям, по возможности делегируйте.
Решаем конкретные задачи
Модель «Т» подходит и для выполнения конкретных задач.
Пример: руководитель поставил перед вами задачу составить квартальный отчет для отдела продаж.
Этап расширения
- Задайте себе вопрос: что может войти в отчет? Допустим, общие продажи за квартал, продажи по регионам, динамика, процент выполнения плана, количество новых клиентов и заказов, прогноз продаж на следующий квартал.
- Теперь сформулируйте вопрос так: какие еще данные и детали могут туда войти? Например, можно включить в отчет данные о росте или падении продаж по отдельным продуктам, информацию о проведенных акциях и их влиянии на продажи, средний чек, показатели конверсии в продажу, а также анализ конкурентной среды.
Этап сужения
- Спросите себя: на чем именно стоит сфокусироваться? К примеру, стратегически важная цель — обозначить результаты за квартал. Выделите ключевые показатели: например, общий объем продаж, процент выполнения плана и т.д. Посмотрите: что сработало (успешные кампании или акции, которые привели к увеличению продаж); что не сработало (стратегии, которые не дали ожидаемых результатов); что не получилось воплотить в жизнь (проекты или инициативы, которые были запланированы, но не реализованы по различным причинам).
Другой пример: вам нужно подготовить презентацию продукта вашей компании — новой модели смартфона.
Этап расширения
- Спросите маркетолога: что должно быть в презентации — цифры, показатели, производительность? К примеру, данные о времени автономной работы, количестве мегапикселей в камере, поддержке 5G.
- А что еще?
Этап сужения
- Следом узнайте: а что из всего этого является ключевым? Если ваша компания ориентируется на молодежную аудиторию, то упор стоит сделать на характеристики камеры и автономное время работы, достаточное для многочасового использования социальных сетей и просмотра видео.
Выстроив цепочку вопросов и получив ответы, вы сможете продемонстрировать продукт в наилучшем свете.
Модель «Т» напоминает «матрицу Эйзенхауэра» с ее делением на важное/неважное и срочное/несрочное. С тем лишь отличием, что она более проста в использовании, поскольку фокусируется на важном, все остальное отсеивается в процессе.