Оставьте сотрудникам их время: как следить за работой на удаленке

Фото: Sebastian Kahnert / dpa / Global Look Press

Инструменты планирования командной работы

Основой эффективной удаленной работы является организационное планирование. Для этого в компании выбирается система постановки задач.

Мы выбрали Scrum, но сделали это не сразу. Первое время четкой системы распределения задач не было. Но, когда клиентов стало больше, укладываться в установленные дедлайны стало сложнее.

Разбив задачи на спринты, мы не только систематизировали работу, но и смогли точнее обозначать сроки для наших клиентов.

Популярная во всем мире философия Agile оказалась тем, что было нужно и нам.

• Agile. Философия и система ценностей, в которой отсутствует строгая иерархия и все участники команды считаются равноценными. Этой системы придерживаются Google, Netflix, «Сбер». Метод предполагает отчетность, гибкость, гуманизм. Задача разбирается на несколько частей, устанавливаются четкие временные интервалы.
• Kanban. Методика в философии Agile, цель которой — выполнение задач точно в срок. Задачи визуализируются на виртуальной доске — например, в сервисах Kaiten, WEEEK или Jira. Исполнители могут видеть, что делают их коллеги на данном этапе. Метод помогает равномерно распределять задачи и не допускать ситуаций, при которых одни специалисты перегружены, тогда как у других занятость минимальна.
• Scrum. Предполагает четкое планирование и разделение задач на спринты — временные интервалы длительностью от одной до четырех недель. Команда организует регулярные онлайн-встречи, оценивает опыт, анализирует ошибки. По этой методике работают многие компании, включая Oganov Digital.

Команда выбрала Scrum по ряду причин. Scrum предлагает гибкую и итеративную методологию ведения проекта и может применяться не только в IT, но и в продажах и маркетинге. Она позволяет создавать продукты эффективно и быстро приспосабливаться к изменяющимся требованиям рынка, способствует улучшению коммуникации внутри команды, упорядочивает процессы и облегчает управление проектом. Например, мы проводим каждый день короткие созвоны до 15 минут, сверяясь с ходом проекта. Методология Scrum нацелена на вовлечение заказчика и непрерывную обратную связь, что помогает создавать продукты, соответствующие потребностям пользователей.

Использование инструментов для управления проектами и задачами

Одной из главных ошибок компаний в начале пандемии стало внедрение тайм-трекеров — программ, которые отслеживали, сколько времени работник уделял выполнению задач. Постоянный контроль снижал эффективность, при этом проблема с уклонением от обязанностей не решалась — человек мог просто двигать курсором для создания иллюзии вовлечения.

Vladimir Godnik / moodboard / Global Look Press

Гораздо эффективнее использовать ПО и онлайн-сервисы для организации командной работы. В числе таких инструментов:

• «Битрикс24». Сервис управления бизнесом, разработанный в России. Имеет широкий функционал: CRM, финансовая отчетность, постановка и планирование задач, календарь, события, чаты, группировка задач по проектам и т.д.
• «Мегаплан». CRM-система для управления командой. Онлайн-офис для планирования и постановки задач, учета финансовых операций, выставления счетов, синхронизации с 1C и т.д.
• Miro. Онлайн-пространство для визуализации проекта. Представляет собой интерактивную доску для обмена гипотезами, замечаниями, результатами и др.
• Figma. Онлайн-редактор, в котором разрабатываются веб-сайты и мобильные приложения. Дизайнеры, разработчики, маркетологи и иные участники команды могут в режиме реального времени взаимодействовать друг с другом и вносить изменения в макеты.
• Skype, Zoom, Google Meets. Инструменты для проведения онлайн-встреч. Skype позволяет также создавать чаты и группы для разных задач, внутри которых можно проводить онлайн-встречи.
• Облачные сервисы — Google Docs, «Яндекс.Диск». Используются для хранения документов и обмена ими.

Как обеспечить эффективную коммуникацию и координацию в команде, работающей удаленно

Дистанционный режим работы требует доверия между менеджером и сотрудниками.

Главный принцип — нацеленность на результат. Руководитель должен понимать, что дома сотрудник может отвлекаться на детей, уборку, животных. Но, если задачи выполняются вовремя и качественно, не имеет значения, сколько часов фактически было потрачено на работу. Более 70% людей предпочитают гибкий график, поэтому сотрудники оценят, если руководство не будет контролировать каждую потраченную минуту.

Пять провалов и одна победа: как улучшить стратегическое планирование

Образование

Помимо доверия для эффективной работы необходимо поддерживать коммуникации внутри команды. Кроме ежедневного взаимодействия в чатах, мессенджерах, облачных системах следует регулярно проводить встречи в Skype или Zoom. Во время онлайн-встреч участники отчитываются о проделанной работе, обмениваются мнениями с коллегами, задают вопросы руководителю. Встречи планируются заранее и отмечаются в календаре (например, в «Битрикс24»). Итоги желательно фиксировать письменно формате ревью — это может делать руководитель или один из сотрудников.

Управление удаленной командой требует новых подходов, однако сегодня есть готовые решения и инструменты, которые помогут упростить процессы. Согласно исследованиям TinyPulse, люди, работающие из дома, чувствуют себя счастливее. Поэтому переход на дистанционный формат — это не только возможность сократить расходы на обслуживание офисов и найти талантливых специалистов из других городов, но и способ справиться с выгоранием сотрудников.